Dokumentet gjelder for alle søkere, studenter, kursdeltakere og kunder hos AOF Østlandet (AOF), samt tidligere studenter og deltakere. AOF bruker BRA (Kursadministrasjonsprogram), Studd (studieadministrativt program for fagskolen), og læringsplattformene Acampus (Moodle) og NettCampus, som sine studieadministrative systemer (heretter SAS når både BRA, læringsplattformer og andre studieadministrative systemer omtales).
Data i SAS rapporteres i ulike sammenhenger til flere parter og virksomheter se eget punkt om utlevering av personopplysninger til andre. Vi har saksbehandlere ved AOF som behandler kundens opplysninger mens de er aktive deltakere/studenter hos oss.
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan AOF håndterer dine personopplysninger i SAS. Formålet med denne personverklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for å klassifisere informasjon som personopplysning er om
informasjonen kan identifisere en konkret person. Opplysninger, som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning.
Formålet med behandlingen av personopplysninger i SAS er å ivareta dine rettigheter som søker, student, elev eller kursdeltaker, og å oppfylle AOF sine oppgaver og plikter etter Fagskole-, Opplærings- og Voksenopplæringsloven.
For eksempel er behandling av personopplysninger i SAS nødvendig for at AOF kan:
AOF er underlagt tre hovedlover med tilhørende forskrifter for sin virksomhet, herunder Fagskoleloven, Opplæringsloven og Voksenopplæringsloven. Behandlingen hjemles blant annet i Personopplysningsloven av 15. juni 2018 nr. 38 § 1 jf. personvernforordningen (EU 2016/679) artikkel 6 nr. 1 e og nr. 3 boks b. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i ovennevnte lover. Behandlingen skjer også for at AOF skal kunne ivareta dine interesser som student/elev/kursdeltaker på en best mulig måte og for å oppfylle vår avtale med deg, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 b og art. 6 nr. 1 f. I enkelte tilfeller har AOF også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykke-erklæringer for behandlingen av enkelte opplysningstyper.
Følgende personopplysninger kan bli behandlet i SAS: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, foto, søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant), semesterregistreringsinfo, fakturainformasjon og informasjon om studier og kurs).
Personopplysningene dine hentes blant annet fra:
Det er frivillig for deg å registrere personopplysninger i påmeldings- eller søknadsskjema og på læringsplattform, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet påmeldingen eller søknaden din. I påmeldings- eller søknadsskjema og på læringsplattform kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier/påmelding til kurs. Disse opplysningene kan være nødvendige for at vi skal få behandlet dine søknader og at du skal kunne være deltaker eller student ved AOF. Det fremgår av påmeldings-/søknadsskjemaet hvilke personopplysninger du må gi for at vi skal kunne behandle din påmelding/søknad.
I henhold til forskrift om høyere yrkesfaglig utdanning ved Fagskolen AOF § 1-5:
I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved AOF registrerer opplysninger om deg tilknyttet dine kurs/studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for å klage på sensur eller registreringer knyttet til fullføring av kurs/studier. I kurs/utdanninger der det gjennomføres individuelle kartleggingssamtaler med deltakere/studenter vil opplysningene være lagret så lenge du er deltaker/student hos oss. Du godkjenner hvilke opplysninger vi kan lagre i disse tilfellene med signatur.
Lånekassen sender AOF lister over alle personer som er kunder hos Lånekassen. Dette gjør de for at vi skal kunne vite hvilke personers opplysninger som skal sendes tilbake til Lånekassen i forbindelse med utbetaling av lån.
For at du skal få tilgang til læringsplattformen hos AOF registreres dine personopplysninger i SAS. Vi registrerer ditt navn, klasse, e-post og brukernavn, samt hvor du er deltaker/student (geografisk).
Ved AOF behandles fakturering, betaling av semesteravgift, kursavgifter og andre studieavgifter i våre økonomiprogram.
I utgangspunktet lagres alle dine personopplysninger i SAS til evig tid. Det finnes noen unntak:
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovmessig hjemmelsgrunnlag for slik utlevering. Et slikt grunnlag kan være at det er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg, at vi benytter databehandlere som leverer tjenester på våre vegne eller et lovgrunnlag som pålegger oss å utlevere informasjonen.
Eksempler på eksterne aktører som med lovmessig hjemmel kan kreve personopplysninger utlevert:
AOF gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i SAS. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å sikre at ikke flere ansatte enn nødvendig får tilgang til dine personopplysninger.
Du har krav på å få informasjon om hvordan AOF behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få. Dersom du ønsker ytterligere opplysninger ut over hva som fremgår av denne personvernerklæringen, kan du ta kontakt med oss. Kontaktskjema
Du har rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved AOF. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.
I enkelte tilfeller kan du ha rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.
Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.
I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og personvernforordningen artikkel 18 være oppfylt. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.
I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og personvernforordningen. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å
oppfylle en oppgave vi er pålagt etter fagskole-, opplærings- eller voksenopplæringsloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.
I enkelte tilfeller kan du også ha rett til å motta personopplysninger om deg i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format og også ha rett til å overføre personopplysningene om deg fra AOF til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet).
Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter fagskole-, opplærings- eller voksenopplæringsloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.
Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under punkt 11. Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no. Der kan du også lese mer om innholdet i dine rettigheter.
Vi forbeholder oss retten til å endre eller oppdatere innholdet i denne personvernerklæringen. Vi oppfordrer deg derfor til å gjennomgå denne personvernerklæringen med jevne mellomrom.
AOF er behandlingsansvarlig for personopplysninger i SAS, jf. GDPR art. 4 nr. 7.
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er redegjort for i vår personvernerklæring, kan du ta kontakt på post@aofostfold.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager. Bruk også denne epostadressen dersom du har spørsmål vedrørende personvernerklæringen.